Pembukuan adalah salah satu bagian penting dari akuntansi bagi setiap bisnis. Pencatatan transaksi keuangan secara akurat dan tepat waktu sangat penting untuk bisnis.
Sebagian besar pemilik bisnis harus berhenti membuang-buang waktu dalam pembukuan karena mereka hanya memiliki sedikit pengetahuan atau keahlian untuk pembukuan dan akuntansi, yang membuka jalan bagi kesalahan dan penundaan.
Jadi, mari kita mulai dan mencari tahu beberapa solusi yang dapat meminimalkan kelemahan pembukuan dan mempercepat proses:
1. Mengotomatisasi Proses Penggajian
Daftar Isi
Setiap pemilik bisnis sering kali melalui proses penggajian yang melelahkan. Apalagi dengan cara manual untuk pemrosesan penggajian, bisa menghabiskan banyak waktu dan upaya yang dilakukan.
Waktu dan upaya yang seharusnya dapat dimanfaatkan untuk pertumbuhan bisnis.
Solusinya terletak pada penggabungan penggunaan teknologi dalam bentuk otomatisasi. Pekerjaan berkencan, mencetak, menandatangani, dll., Dapat diotomatisasi dengan mudah dan pada akhirnya; satu-satunya hal yang perlu Anda lakukan adalah memberikan persetujuan terhadap pembayaran dan cek akan dikirim segera.
Ini tidak hanya menguntungkan Anda dalam hal catatan penggajian yang akurat dan cepat untuk pembukuan tetapi juga membuat karyawan Anda senang dengan gaji dan insentif tepat waktu.
2. Hilangkan Penggunaan Kertas
Menyimpan catatan keuangan di atas kertas tidak hanya menghabiskan waktu tetapi juga menyebabkan banyak kesalahan manusia, yang berdampak langsung pada pertumbuhan bisnis.
Mengganti penggunaan kertas dengan penggunaan elektronik untuk mencatat transaksi keuangan tidak hanya memberi Anda keamanan data tetapi juga menurunkan beban kerja pembukuan Anda.
Terlepas dari apa Anda ingin menggunakan catatan, ketika Anda memiliki data keuangan dalam format elektronik, Anda dapat memperoleh akses untuk menilai dengan lebih baik, dan membuat keputusan berdasarkan hal yang sama secara bijak.
3. Gunakan Software Akuntansi
Pilihan hebat lainnya untuk mengurangi waktu pembukuan bisnis Anda adalah penggunaan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks.
Anda dapat melakukan banyak hal dengan perangkat lunak akuntansi Anda seperti mencatat debit dan setoran, melacak rekening bank, membuat data pelaporan, dll.
Saat ini, bisnis mencari cara untuk merampingkan proses pembukuan dan akuntansi mereka, dan perangkat lunak yang efisien adalah kunci untuk mencapai hal yang sama.
Satu-satunya hal yang perlu diingat di sini adalah bahwa Anda harus berinvestasi dalam perangkat lunak terkemuka yang juga menawarkan opsi pembaruan untuk mengimbangi tren pasar keuangan yang terus berubah.
4. Gunakan Cloud untuk Memelihara Buku
Jika format elektronik memberi Anda keamanan data, cloud menawarkan lapisan keamanan tambahan. Ketika Anda mengelola catatan keuangan Anda menggunakan teknologi cloud, Anda dapat memperoleh akses ke seluruh informasi dari bagian dunia mana saja kapan saja.
Cara digital untuk mengganti upaya manual ini lebih disukai oleh sebagian besar bisnis karena tidak hanya mengurangi waktu dan upaya pembukuan tetapi juga memberi Anda fleksibilitas dan keamanan terbaik dalam hal pengelolaan data keuangan.
5. Pisahkan Akun Pribadi dan Bisnis
Pembukuan dapat menjadi sangat kompleks jika Anda menggabungkan akun pribadi dan profesional Anda. Untuk mempermudah dan mengurangi upaya pembukuan dan waktu, seseorang harus memiliki dua rekening tabungan dan kartu kredit yang terpisah untuk pengeluaran pribadi dan profesional.
Selain itu, memiliki fasilitas akses akun online sangat penting karena tidak hanya menghilangkan kebutuhan untuk pergi ke bank tetapi juga memberi Anda opsi rekonsiliasi rekening bank cepat untuk memastikan keakuratan pembukuan Anda.
6. Habiskan beberapa Menit Setiap Hari
Alasan sebagian besar pemilik bisnis menemukan pembukuan menjadi sangat kompleks adalah kenyataan bahwa mereka menunggu saat terakhir untuk mencatat transaksi keuangan mereka dalam pembukuan. Sebaliknya, mereka harus menghabiskan beberapa menit setiap hari untuk mencatat transaksi keuangan mereka. Ini menurunkan waktu dan kompleksitas pembukuan dan juga memungkinkan pemilik bisnis memperoleh wawasan berharga tentang keuangan mereka, bersama dengan mengadopsi strategi yang efisien untuk pertumbuhan bisnis.
7. Kelola Penghapusan Bisnis di Muka
Penghapusan adalah bagian penting dari akuntansi dan dapat secara signifikan menguntungkan bisnis selama musim pajak. Ini menjadikannya suatu keharusan untuk mengelolanya terlebih dahulu karena rintangan bulan terakhir untuk membuat daftar bagi mereka hanya akan menambah kompleksitas pajak.
Disarankan untuk memiliki daftar terpisah yang merupakan barang yang Anda beli, bersama dengan penggunaannya, dan menyimpannya dengan aman di folder terpisah.
8. Buat Entri Tunggal untuk kas kecil
Setiap bisnis memiliki kas kecil, yang digunakan untuk pengeluaran sehari-hari. Setiap bisnis menyadari pentingnya hal itu, tetapi hanya segelintir dari mereka yang melacak hal yang sama, dan ketika tidak, mereka akhirnya menjadi bingung selama pembukuan dan musim pajak.
Ini menghabiskan banyak waktu berharga dan bisnis harus memastikan mereka menambahkan setiap entri kas kecil dengan deskripsi sebagai satu entri.
9. Otomatis Mengolah Faktur untuk Hutang
Seperti yang telah kita bahas di atas, manfaat mengotomatisasi pemrosesan daftar gaji; Pemrosesan faktur untuk AP juga dapat menurunkan waktu pembukuan. Sebuah studi oleh penasihat PayStream menjelaskan bahwa banyak kesalahan manual yang dibuat selama pekerjaan padat karya pemrosesan faktur dan otomatisasi ini menghilangkan hal yang sama.
Studi lain oleh Aberdeen mengungkapkan bahwa otomatisasi menurunkan waktu pemrosesan dari 20,8 menjadi 3,8 hari, penerbitan ulang cek vendor dari 1,9% menjadi 1,8%, dan tingkat kesalahan faktur vendor dari 4,0% menjadi 3,1%. Lebih lanjut dibahas adalah beberapa manfaat otomatisasi utama dari proses faktur AP yang menyederhanakan proses pembukuan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk itu: –
Penghematan Waktu: Ini adalah salah satu manfaat terbaik dari otomatisasi dalam hal mengurangi waktu pembukuan karena pemrosesan faktur yang lebih cepat dan persetujuan.
Transparansi dan Wawasan Lebih Baik: Dengan otomatisasi, pemrosesan faktur menjadi transparan, dan pemegang buku mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang hal itu, menghilangkan kebingungan dan akhirnya mengurangi waktu.
Pemrosesan yang Akurat dan Efisien: Dari tangkapan ke pembayaran, 80% faktur diproses secara akurat, menghilangkan kelebihan pembayaran, pembayaran rangkap, dan bendera lainnya.
Kontrol Lebih Besar, Akses Mudah, dan Pemantauan Real-Time: Otomasi memungkinkan Anda memperoleh akses ke status faktur saat ini, menjadikan proses pembukuan efisien dan cepat.
Solusi yang Disesuaikan: Perangkat lunak otomatisasi AP yang serba guna dan intuitif memungkinkan Anda merancang alur kerja yang disesuaikan, meningkatkan fleksibilitas, mengurangi kerumitan, dan menurunkan waktu pembukuan.
10. Mencari Bantuan Profesional
Jika Anda mengelola bisnis dan pembukuan sendiri, Anda tidak memanfaatkan waktu Anda sepenuhnya. Waktu yang Anda hemat untuk pembukuan dapat digunakan untuk pertumbuhan bisnis dan dalam mempersingkat proses bisnis.
Ketika Anda menyewa CPA, Anda meninggalkan pusing akuntansi dan pembukuan kepadanya dan fokus pada hal-hal yang paling penting. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk menghemat waktu dalam pembukuan dan jika ingin menghemat biaya juga, pertimbangkan untuk menggunakan layanan pembukuan outsourcing dari perusahaan terkenal seperti cogneesol.
Kesimpulan
Akuntansi dan pembukuan berbanding lurus dengan pertumbuhan bisnis, dan sangat penting bahwa proses ini disederhanakan. Meskipun tip yang disebutkan di atas akan membantu Anda menurunkan waktu pembukuan, menggunakan perangkat lunak pembukuan yang baik akan semakin meminimalkan konsumsi waktu.
Terlepas dari metode yang Anda pilih untuk menghemat waktu pembukuan sesuai kebutuhan dan anggaran, pasti akan membantu dalam pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.
