Berikut jenis-jenis umpan balik (feedback) secara umum:
Daftar Isi
1. Feedback Positif – Feedback Negatif
Feedback positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan.
Contohnya : komunikan mengangguk-angguk, memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya.
Feedback negatif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif adalah feedback negatif.
Contohnya : sikap acuh tak acuh, melakukan hal lain yang tidak ada hubungannya dengan yang sedang dibahas, mengobrol, mengganggu orang lain, nyeletuk, memotong pembicaraan / interupsi secara tidak sopan, atau keluar ruangan / walk- out tanpa izin dari komunikator, dan sebagainya.
2. Feedback Netral – Feedback Zero
Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif.
Contohnya : perilaku diam ketika ditanya mengerti atau tidak, …
Feedback Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator. Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat / gejala yang muncul dari komunikan.
Contohnya : ada yang tertawa ketika komunikator tidak sedang menyampaikan hal yang lucu, tiba-tiba ada yang menangis, dan sebagainya.
3. Feedback Internal – Feedback Eksternal
Feedback Internal adalah yang menunjukkan sumber dari isyarat / gejala yang menjadi feedback. Bila itu muncul dari dalam diri komunikator, maka itu disebut feedback internal. Maksudnya, misalnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri komunikator.
Feedback Eksternal adalah feedback yang munculnya berasal dari komunikan. Dalam hal ini komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu, gerak-gerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi tengah berlangsung.
4. Feedback Verbal – Feedback Non-Verbal
Feedback Verbal menunjuk pada bentuk atau wujud dari apa yang disampaikan komunikan sebagai reaksinya pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang berlangsung.
Contoh dari feedback verbal misalnya adalah interupsi (memotong pembicaraan), nyeletuk (menyampaikan komentar secara spontan ketika komunikator sedang menyampaikan pesannya), atau dapat pula berupa secarik kertas yang ditulisi yang mengatakan sesuatu kepada yang sedang berbicara agar ia segera berhenti karena waktu untuknya sudah habis.
Harap diingat pengertian verbal di sini. Pesan komunikasi yang verbal adalah yang bentuknya merupakan wujud dari penggunaan bahasa. Artinya, bisa berupa lisan atau tulisan.
Feedback Non-Verbal adalah yang wujudnya bukan berupa lisan atau tulisan, seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, cara duduk, cara berdiri, cara menatap, bentuk senyuman, isyarat tangan, dan sebagainya.
5. Feedback Langsung – Feedback Tidak Langsung
Beberapa ahli komunikasi tidak sepakat dengan adanya dua jenis feedback ini. Alasannya adalah, feedback seharusnya adalah sesuatu yang tampak / dapat diidentifikasi keberadaannya ketika sebuah proses komunikasi tengah berlangsung, bukan sesudahnya. Bila sesudahnya, maka itu berarti merupakan respon atau tanggapan.
Mereka menyatakan ini karena pengertian feedback langsung (immediate feedback) adalah feedback yang ditunjukkan ketika komunikasi sedang berlangsung, dan feedback tidak langsung (delayed feedback) adalah feedback yang disampaikan ketika komunikasi telah selesai.
Konteks dua jenis feedback ini adalah pada perbandingan antara komunikasi interpersona dan komunikasi massa. Pada komunikasi interpersona, jelas untuk sebagian besar feedbacknya akan bersifat langsung atau segera. Artinya, orang yang berbicara / komunikator akan dapat segera mengetahui bagaimana reaksi si komunikan ketika ia sedang menyampaikan pesan tertentu (karena situasinya tatap muka).
Ini berbeda dengan komunikasi massa. Surat kabar, misanya. Para pembaca tidak dapat memberikan feedback yang segera. Feedback mereka dapat disampaikan melalui surat pembaca yang biasanya waktunya adalah cukup lama sejak apa yang ditanggapi terbit atau dibaca oleh komunikan, sehingga surat pembaca dapat dijadikan contoh sebagai feedback tidak langsung.
Berikut yang harus diperhatikan memberikan umpan balik dengan baik dan benar:
- Kontrol Emosi. Hindari memberikan umpan balik atau kritikan kepada orang lain ketika Anda sedang marah atau kesal. Feedback negatif bisa saja tersampaikan dengan lebih “panas” lagi jika suasana hati Anda pun sedang tidak stabil. Lebih baik jadwalkan hari lain daripada memaksakan diri memberikan feedback saat emosi Anda sedang terganggu.
- Lakukan Secara Tertutup. Cari tempat seperti ruang rapat atau ruangan Anda sendiri ketika memberikan umpan balik. Jangan pernah lakukan hal ini di depan hadapan karyawan atau tim lainnya.
- Fokus Pada Perilaku Saat Kerja, Bukan Pribadi Karyawan. Ingat, tujuan utama memberikan umpan balik negatif adalah untuk mengurangi perilaku yang menghambat peningkatan kinerja. Jika karyawan merasa diserang secara individu, maka mereka otomatis akan defensif dan menghilangkan kesempatan untuk melakukan diskusi yang sehat.
- Harus Spesifik. Menyampaikan feedback negatif yang efektif haruslah spesifik dan tepat sasaran. Sampaikan dengan detail letak kesalahan karyawan atau perilaku yang harus mereka ubah ketika bekerja. Jangan hanya mengatakan bahwa karyawan membuat kesalahan tanpa penjelasan yang lengkap.
- Tepat Waktu. Jika Anda pernah menerima daftar panjang berisi feedback negatif dalam laporan tahunan, maka Anda berarti sebenarnya sudah tahu faktanya sebelum laporan dibuat. Sebaiknya segera berikan feedback langsung ketika karyawan membuat kesalahan.
- Tetap Tenang. Terlepas dari semarah apapun Anda, jangan pernah kehilangan kontrol emosi. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda membutuhkan waktu untuk mengontrol emosi dan menunda agenda pemberian feedback jika diperlukan.
- Tegaskan Harapan Perusahaan. Cara ini memperkuat langkah ketiga dengan cara memberitahu karyawan bahwa Anda masih mempercayai kemampuan mereka dan yakin perilaku mereka bisa berubah.
- Biarkan Karyawan Memberikan Respon. Setelah Anda selesai memberikan pendapat dan umpan balik, maka sebaiknya Anda berhenti berbicara. Berikan kesempatan karyawan untuk menanggapi pernyataan Anda dan mengajukan pertanyaan klarifikasi.
- Definisikan dan Sepakati Rencana yang Dapat Diterima. Sepakati rencana aksi yang sesuai untuk karyawan. Lihat dan definisikan dengan detail apa saja yang harus dilakukan dan tidak boleh mereka lakukan.
- Tetapkan Waktu untuk Follow Up. Buat dan jadwalkan waktu yang jelas untuk meninjau perubahan serta perkembangan karyawan. Langkah ini menetapkan akuntabilitas dan meningkatkan kemungkinan peningkatan kerja mereka.
Hal ini akan membuat karyawan merasa dihargai dan tidak melakukan kesalahan lainnya. Pantau kinerja seperti pada karyawan lainnya secara normal.
Cara menuliskan umpan balik untuk karyawan lewat surat elektronik:
- Beri tahu alasan mengirimi karyawan surat elektronik. Anda bisa memberi tahu dia lewat judul subjek surel atau di bagian isi surel. Namun, sebaiknya Anda menuliskannya pada subjek surel sehingga dia tahu isi surel yang akan dibacanya.
- Awali surel dengan kalimat yang ramah. Hal ini akan menunjukkan karyawan bahwa Anda memberikan umpan balik yang ramah, bukan kritis. Selain itu, hal ini akan meningkatkan kemungkinan bahwa pembaca surel akan membaca dan menerima umpan balik yang bersifat membangun.
- Hargai pekerjaan yang sudah dikerjakan karyawan. Biasanya, orang yang menerima umpan balik telah mengerjakan tugas yang akan Anda nilai dengan sangat keras, maka pujilah dia pada awal surel untuk memberi tahu dia bahwa Anda menghargai usahanya.
- Berikan karyawan umpan balik yang positif terlebih dulu. Umpan balik yang positif akan membuat kritik pedas terdengar lebih lembut. Jujurlah tetapi jangan lupa untuk memujinya juga. Anda harus berfokus pada pekerjaannya yang sekarang atau tugas yang sudah diselesaikannya sebelumnya.
- Tuliskan umpan balik yang negatif sebagai saran. Faktanya, penulisan saran mengenai poin apa saja yang perlu diganti memang lebih efisien, tetapi pembacanya tidak akan bisa menerima saran seperti ini dengan baik. Akhirnya, dia bisa saja merasa berkecil hati. Oleh karena itu, tuliskan umpan balik dari sudut pandang Anda dan cara Anda akan mengubahnya kalau Anda menulis proposal tersebut.
- Jelaskan umpan balik negatif yang diberikan. Berikan penjelasan mengenai masalah yang dimilikinya dan di mana masalahnya jika perlu. Jika kritiknya mengenai perubahan ekspektasi atau arahan, beri tahu dia. Sertakan juga alasan detail mengapa harus ada perubahan di bagian itu.
- Berikan saran mengenai cara dia bisa memperbaiki diri. Umpan balik Anda tidak akan berguna jika Anda tidak memberikan jalan keluar untuk dia. Saran ini bisa berupa apa saja, mulai dari daftar masukan yang bersifat spesifik hingga daftar saran pencapaian yang bersifat umum.
- Ingatkan dia mengenai konsekuensi yang bisa terjadi. Beberapa masalah di tempat kerja bisa merusak nama perusahaan sehingga karyawan harus diberi tahu soal ini. Pada beberapa situasi, tidak ada banyak konsekuensi yang akan terjadi jika karyawan melakukan kesalahan. Namun, ada juga saat-saat ketika Anda sampai harus kehilangan klien atau tidak bisa memberikan pelayanan yang efektif karena kekurangan karyawan. Kadang-kadang, ada juga konsekuensi untuk pekerja jika tidak memperbaiki situasi. Segera beri tahu karyawan Anda jika ada masalah yang terjadi.
- Akhiri surel dengan tawaran untuk mengklarifikasi dan menjelaskan umpan balik. Ini merupakan cara yang baik untuk mengakhiri surel dan untuk menunjukkannya bahwa Anda mendukung dia. Selain itu, hal ini juga akan membuatnya merasa nyaman ketika dia ingin meminta klarifikasi mengenai hal yang tidak dimengertinya.
Berikut cara menulis umpan balik mengenai ulasan:
- Tentukan objektif ulasan performa. Hal ini merupakan alasan mengapa ada evaluasi. Karyawan akan tahu apa yang akan dibacanya jika dia tahu objektif apa yang Anda miliki dan membantu Anda merancang umpan balik untuknya.
- Ulaslah kembali umpan balik yang sudah diberikan sebelumnya. Hal ini bisa diambil berdasarkan ulasan yang sudah diberikan sebelumnya, serta umpan balik tidak resmi yang diberikan selama periode evaluasi. Anda juga harus mengecek apa yang karyawan telah lakukan setelah umpan balik diberikan. Apakah dia menggunakannya untuk memperbaiki diri? Apakah umpan balik hanya masuk telinga kanan dan keluar telinga kiri?
- Jelaskan umpan balik yang positif dan sertakan contoh nyata. Selalu mulai sesi umpan balik dengan memberikan komentar positif. Pujilah karyawan atas hal-hal yang sudah dia lakukan dengan baik dan berikan komentar spesifik mengenai pencapaian yang sudah diraihnya. Jujurlah dan cobalah untuk memberikan jumlah umpan balik yang sama seperti jumlah komentar negatif yang Anda berikan.
- Berilah kritik yang membangun dan berikan contoh spesifik. Fokuslah pada kritik yang paling bisa memberikan banyak manfaat untuk perusahaan atau target kerja karyawan. Informasikan kepada karyawan bagian mana saja yang dianggap sulit olehnya dan mengapa hal ini merupakan masalah untuknya.
- Tentukan objektif performa untuk periode evaluasi selanjutnya. Hal ini akan membantu karyawan untuk tahu mana saja area yang harus diperbaikinya. Selain itu, Anda juga akan mengerti apa yang diperlukan perusahaan dari karyawannya. Pekerja juga akan merasa umpan balik ini lebih berguna karena berdasarkan evaluasi, dia tahu apa yang diinginkan perusahaan darinya.
- Berikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan pengembangan profesi. Buatlah rekomendasi berdasarkan kritik membangun yang sudah Anda berikan. Rekomendasi ini bisa berdasarkan sumber-sumber yang ada seperti lokakarya, kursus pelatihan, pelatihan internal, atau bimbingan antarkaryawan. Selain itu, Anda juga boleh menyarankan kursus-kursus gratis yang ada di internet jika Anda kekurangan sumber daya.
- Besarkan hati karyawan untuk mengakhiri sesi umpan balik. Tidak peduli seberapa cemerlang ulasan performa karyawan, tidak ada orang yang suka diberi tahu soal kekurangannya atau hal apa yang perlu diperbaikinya, maka akhirilah sesi dengan menyemangati karyawan untuk membuatnya merasa lebih nyaman dan tidak merasa berkecil hati atau kewalahan.
- Doronglah respons dari pendengar. Respons ini bisa berupa perkataan verbal setelah Anda berdiskusi dengannya, atau Anda bisa memberikan formulir umpan balik untuk diisi. Anda akan mendapatkan respons yang lebih baik, jika karyawan diberikan waktu untuk berpikir mengenai ulasan performanya dan menuliskan responsnya tanpa kehadiran Anda.
Berikut cara memberikan umpan balik kepada siswa:
- Fokuslah pada performa belajar siswa. Tujuan dari pemberian umpan balik adalah untuk membantu siswa belajar. Jadi, berikan komentar positif yang mengarahkannya untuk memperbaiki usahanya daripada mengkritisi kesalahannya. Gunakan sesi ini untuk memberikan instruksi dan bukan untuk mengkritiknya.
- Berikan umpan balik pada isi dan mekanisme penyampaian tugas. Kedua hal ini penting untuk siswa karena dia harus tahu bagaimana cara memperbaiki kedua komponen ini. Selain itu, ada banyak siswa yang berkemampuan lebih baik pada satu area daripada area yang lain. Contohnya, siswa bisa saja memiliki ide yang cemerlang dengan pengembangan ide yang baik, tetapi dia tidak bisa mengeja dengan benar, tidak bisa menggunakan tanda baca dengan tepat, serta memiliki banyak kalimat yang tidak sempurna dan tidak tepat.
- Berikan umpan balik yang positif dan negatif secara spesifik. Penulisan komentar seperti “kerja bagus”, “ada peningkatan”, atau “perbaiki lagi” dianggap tidak cukup spesifik; siswa tidak tahu bagian mana yang harus diperbaiki dan hal mana saja yang sudah cukup bagus. Beri tahu siswa area mana saja yang perlu ditingkatkannya dan mana yang sudah cukup baik.
- Sarankan bagaimana untuk memperbaiki kemampuannya daripada memperbaiki kesalahannya. Anda boleh menandai beberapa kesalahan, tetapi jangan menyunting terlalu banyak isi karya siswa. Tuliskan masalah apa saja yang Anda lihat di dalam hasil pekerjaan siswa, seperti penggunaan tanda koma yang berlebihan. Setelah itu, sarankan apa yang bisa diperbaiki olehnya.
- Buatlah prioritas untuk draf atau tugas selanjutnya. Pengesetan prioritas seperti ini akan membantu siswa untuk berfokus pada hal lain yang harus dicapainya. Anda bisa membuat prioritas dari objektif pembelajaran atau kebutuhan siswa, tergantung pada hasil kerjanya.
- Batasi umpan balik pada satu bagian saja atau satu kemampuan saja jika ini merupakan masalah utamanya. Fokuskan perhatian pada objektif pembelajaran yang ada sekarang atau kebutuhan siswa yang Anda nilai. Pastikan bahwa siswa tahu bahwa Anda hanya menilai beberapa bagian dari esainya saja sehingga dia tidak akan berasumsi bahwa bagian lain esainya sudah sempurna.
- Jangan membuat siswa kewalahan. Jika ada terlalu banyak kesalahan, jangan memperbaiki semuanya di dalam satu sesi umpan balik. Jika Anda memberikan terlalu banyak komentar pada satu sesi, siswa bisa merasa kewalahan dan akhirnya menjadi berkecil hati. Jadi, berikanlah komentar mengenai hal yang paling mudah dan dasar untuk dikoreksi.
- Berikan motivasi untuk siswa agar tetap belajar. Akhiri sesi umpan balik dengan pemberian kata-kata positif dan doronglah dia agar tetap berusaha. Anda juga boleh mengingatkan dia atas pencapaian-pencapaiannya pada tugas yang lain agar dia akan terus berusaha lebih giat lagi.
